Centre d’aide Covid-19 : enseignements tirés
Cet article est la version plus détaillée d’un post de blog rédigé par Marion Chranuski, Responsable de projet gestion de l’information à CartONG et qui a été initialement publié sur le site du H2H Network le 11 mars 2021 (en anglais).
Dès les débuts de la pandémie de Covid-19 en février et mars 2020, les équipes d’ONG locales, nationales et internationales ont réalisé que le travail à distance généralisé et les contraintes propres à l’éloignement physique allaient représenter un véritable défi en termes de collecte et de gestion des informations pour leurs projets. Les équipes de CartONG ont rapidement constaté les changements que cela impliquait dans la manière dont les données étaient utilisées et gérées dans le secteur de la solidarité internationale. Un constat renforcé par une forte augmentation des demandes de soutien dans les premiers jours de la crise sanitaire – un nombre important d’entre elles provenant de petites et moyennes organisations n’ayant que très rarement les moyens de financer un soutien en gestion de l’information (IM pour Information Management en anglais).
Alors que le H2H Network s’organisait pour soutenir ses membres et fournir – conformément à son mandat – un financement dans la réponse aux crises, CartONG a soumis une proposition de projet visant à accompagner le secteur humanitaire dans son travail d’adaptation de sa gestion de l’information et de son suivi et évaluation (S&E) à la crise de Covid-19, dans le cadre du deuxième plan de soutien du réseau à la crise de Covid-19, lequel se concentrait sur le soutien à des initiatives locales et mondiales de lutte contre la pandémie et était financé par UK aid. En outre, CartONG a parallèlement décidé de réorienter une partie des activités mise en œuvre dans le cadre du projet de renforcement de la gestion des données programmes au sein des OSC francophones co-financé par l’Agence Française de Développement (AFD) afin de mieux accompagner le secteur de la solidarité internationale tout au long de la pandémie.
Objectifs du projet
Dans le cadre de cette initiative, CartONG devait fournir un soutien direct aux ONG en vue de répondre à des demandes spécifiques liées à la gestion des données en siège ou sur le terrain, ainsi qu’un soutien plus global au secteur par la publication de ressources techniques et méthodologiques (notes techniques, tutoriels, résultats d’une veille technologique) ainsi que des ressources de retour d’information – ou feedback en anglais – (études de cas et enseignements tirés). Les demandes de soutien pourraient porter sur un large éventail de sujets IM – tels que la collecte de données quantitatives et qualitatives, la visualisation et l’analyse des données, ainsi que la gestion responsable des données et l’éthique des données – qui seraient couverts par nos équipes techniques. Pour le volet « Suivi & Évaluation et redevabilité » du projet, CartONG s’est associée au Groupe URD, une autre organisation H2H spécialisée sur le sujet.
En mai 2020, nous avons donc créé le Centre d’aide Covid-19 en IM sur le site web de CartONG pour centraliser les demandes des ONG locales et internationales. Le service pro bono était constitué de deux mécanismes distincts de soutien direct : d’une part, la hotline, et d’autre part, les sessions d’accompagnement (ou coaching en anglais), toutes deux accessibles sur requête en soumettant une demande via un formulaire en ligne. En outre, les acteurs de la solidarité internationale pouvaient donner leur avis sur le type de ressources écrites ou de formations dont ils avaient besoin en envoyant un e-mail à CartONG via le Centre d’aide.
Un atelier des plus révélateurs
En juin 2020, CartONG a organisé un atelier rassemblant des organisations de la société civile sur les conséquences de la distanciation physique sur leurs pratiques en matière de données. Les conclusions de l’atelier soulignent principalement la nécessité de réaliser des ajustements organisationnels et d’optimiser des outils pour faire face au manque général de préparation technique, ainsi que la nécessité d’adapter les activités de gestion de l’information et de suivi et évaluation pour faire face à la complexité croissante des relations avec les bénéficiaires.
Quelques chiffres sur 9 mois de mise en œuvre
De mai 2020 à janvier 2021, CartONG a soutenu 19 acteurs locaux et internationaux par le biais de la hotline ou en organisant des séances de coaching. Les demandes reçues via la hotline comprenaient tant des demandes de soutien pour adapter des questionnaires de collecte de données sur mobile que de l’appui pour réaliser une gestion d’enquêtes à distance, en passant par la création de tableaux de bord ou de cartes web pour les équipes terrain.
Dans le cadre du projet, CartONG a également organisé 6 événements de montée en compétences et/ou formations rassemblant plus de 190 personnes pour soutenir l’utilisation de nouvelles méthodes de collecte et de gestion des données dans le cadre d’un travail réalisé à distance.
En outre, un élément clé de cette initiative a été de mettre à la disposition de l’ensemble du secteur humanitaire des conseils libres d’accès, en mettant l’accent sur les ressources pratiques ainsi que sur les documents de partage d’expérience telles que les études de cas et les enseignements tirés (qui sont les plus utiles aux équipes de terrain). Au total, nous avons publié 14 ressources en anglais (dont 7 également traduites en français). À ce jour, ces ressources ont été consultées environ 3300 fois et, pour celles qui ont pu l’être, ont été téléchargées plus de 530 fois.
L’importance de la collaboration
Il est important de souligner que le soutien apporté n’a pas été réalisé en autarcie ! Il était entendu dès le lancement du projet que le Groupe URD apporterait son expertise sur les questions de suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage (SERA ou MEAL en anglais). Dans le cadre de cette collaboration, nous avons produit 3 ressources, tel que ce guide sur les outils numériques pour les mécanismes de CRM (disponible en anglais uniquement).
De même, dans le cadre de la proposition que nous avions soumise, il était entendu que nous chercherions à générer des échanges et à apporter un soutien transversal en partenariat avec d’autres organisations membres du H2H Network. Avec cet objectif en tête, nous avons mis en place une réponse géospatiale conjointe avec Humanitarian OpenStreetMap Team et MapAction pour formaliser notre collaboration et assurer une mise en œuvre rapide en cas de besoin. En outre, nous avons été en mesure de publier avec MapAction un ensemble de bonnes pratiques pour cartographier pendant une pandémie. Nous avons également réalisé une ressource conjointement avec Translators without Borders, pour aborder un sujet transversal entre nos deux organisations : 20+ conseils linguistiques pour une collecte des données humanitaires efficace. Cette approche collaborative et complémentaire a permis d’améliorer considérablement la qualité et la pertinence du soutien fourni.
Grâce à l’approche collaborative que nous avons adoptée, CartONG a reçu des retours positifs tout au long du projet de la part des organisations soutenues, que ce soit dans le cadre d’un soutien direct, d’événements de renforcement des capacités ou en ce qui concerne la mise à disposition de ressources techniques et méthodologiques. 92 % des répondants à l’enquête de satisfaction du projet ont indiqué que le soutien répondait pleinement à leurs besoins, et 75 % ont été en mesure de surmonter pleinement leurs difficultés.
« Poursuivez ce type d’initiative. Il existe un réel besoin de soutien dans le secteur. » – Citation anonyme tirée de l’enquête de satisfaction
« Merci beaucoup pour votre soutien qui nous a permis de mettre en place un tableau de bord de suivi Covid beaucoup plus tôt que prévu. » – Citation anonyme tirée de l’enquête de satisfaction
Collaborer avec un panel d’organisations H2H travaillant au-delà de notre champ d’expertise habituel, nous a permis de couvrir un large éventail de sujets en gestion de l’information et également transversaux, ouvrant ainsi la possibilité de mettre en oeuvre des activités avec de nouveaux partenaires et sur des sujets jusqu’alors inexplorés. Cette initiative nous a aussi permis de sensibiliser à des sujets parfois négligés par les ONG – particulièrement en temps de crise – tels que une gestion responsable des données.
Quelles leçons avons-nous véritablement tirées ?
La communication sur notre offre de soutien, notamment auprès des équipes terrain, s’est avérée complexe. Le projet a cependant été une excellente occasion de renforcer la visibilité de notre action, de développer de nouvelles collaborations et de susciter de l’intérêt pour la thématique de la gestion de l’information.
Il s’est avéré que soutenir les organisations humanitaires en temps de crise mondiale n’est pas chose facile. La plupart du temps, les demandes qui nous parvenaient n’étaient que grossièrement définies. Bien qu’il y avait des manques évidents et des difficultés à surmonter, les ONG n’étaient pas toujours en mesure d’identifier le type de soutien nécessaire. Notre équipe a pu s’appuyer sur son expertise en matière de diagnostic IM pour les aider à déterminer plus clairement leurs besoins exacts. Néanmoins, ce travail d’accompagnement sur le processus de définition des besoins – tout en s’assurant par ailleurs que la réponse apportée y répondrait correctement – a souvent exigé un investissement en temps significatif au-delà de ce que nous avions anticipé.
Par ailleurs, il s’est avéré qu’à plusieurs reprises, le type de soutien requis était en réalité un soutien sur le long terme lié à de la structuration de processus IM plutôt qu’une demande de soutien ponctuelle pour faire face à la pandémie. CartONG attribue cela à la maturité limitée du secteur en termes de gestion de l’information, et plus généralement de culture des données, en particulier au sein des ONGI de petite et moyenne taille, des organisations locales et des organisations de la sphère francophone.
Un tel manque de connaissances et de compétences en gestion des données a pu empêcher les organisations humanitaires de formaliser leurs besoins (puisqu’elles ignoraient comment procéder) et, par ricochet, les empêcher de nous contacter. Après quelques mois, nous avons donc intensifié et diversifié notre stratégie de sensibilisation, en nous appuyant non seulement sur la dissémination autour du Centre d’aide mis en place au début de l’initiative, mais aussi sur une plus grande activité de networking et une présence accrue sur divers forums dédiés à la gestion de l’information.
Au-delà de la crise Covid-19, pouvoir fournir un soutien de long terme en gestion de l’information et continuer à construire une culture des données au sein du secteur de la solidarité internationale reste un enjeu clé qui nécessitera non seulement l’engagement des organisations H2H spécialisées en IM – telles que CartONG – mais aussi de toute la communauté H2H et des bailleurs qui la soutiennent.
Le centre d’aide Covid-19 en IM a été soutenu par le H2H Fund du H2H Network, ce dernier étant soutenu par UK aid du gouvernement britannique. Il a également été mis en œuvre dans le cadre du projet « Renforcement de la gestion de l’information au sein des OSC » cofinancé par l’Agence Française de Développement (AFD).
