Deux années d’appui au projet RESILAC
Depuis 2019, CartONG accompagne le projet régional RESILAC dans la structuration et le renforcement de sa gestion de l’information (ci-dessous aussi appelée “composante IM” pour Information Management en anglais). Le projet incarne dans une seule initiative de grande envergure l’approche multi-pays, multisectorielle, et multipartite, et ce dans un contexte de mise en œuvre changeant et volatile. A cet égard, la composante IM est clé pour favoriser la prise de décision agile et la visualisation de l’impact du projet, mais s’avère délicate à mettre en œuvre.
Qu’est-ce que le projet et le consortium RESILAC ?
Le projet RESILAC « Redressement Économique et Social Inclusif du Lac Tchad » contribue à la relance économique et au renforcement de la résilience des territoires du bassin du lac Tchad les plus touchés par la crise sécuritaire et le changement climatique, entre autres, en renforçant les capacités des acteurs institutionnels au Niger, au Nigeria, au Cameroun et au Tchad.
Cofinancé par l’Union Européenne (Fonds fiduciaire d’urgence pour l’Afrique) et l’Agence Française de Développement (AFD) pour une durée de 4 ans (2018-2021), le projet RESILAC est mis en œuvre par un Consortium international regroupant Action contre la Faim (lead), CARE et Groupe URD, en partenariat avec le réseau CCFD – Terre Solidaire, Search For Common Ground ainsi que des organisations locales présentes dans les pays d’intervention.
Sur la composante gestion de l’information, CartONG travaille en lien étroit avec le Groupe URD, partenaire d’apprentissage du projet et en charge de la composante Gestion des connaissances. L’objectif est double : i) permettre une meilleure compréhension des enjeux dans les zones d’intervention grâce à une approche territoriale, et ii) nourrir le processus de pilotage du projet, grâce à un meilleur accès aux données de suivi et d’évaluation.
Réalisation d’un diagnostic initial des besoins en gestion de l’information à l’été 2019
Le projet régional RESILAC a identifié au cours de sa phase d’amorçage du projet le besoin d’améliorer la gestion de son information. Conscient de la complexité du sujet, il a ainsi souhaité faire appel à un acteur spécialisé pour l’accompagner dans sa démarche. C’est ainsi que CartONG a été amené à réaliser un diagnostic IM pour le projet RESILAC avec l’objectif de : i) formaliser les besoins des parties prenantes, ii) identifier les contraintes et opportunités existantes et iii) proposer des scénarios de solutions. Dans un deuxième temps, il était question pour CartONG de mettre en œuvre les recommandations présentées à l’étape du diagnostic et d’assurer la montée en compétence des équipes du projet RESILAC.
Le diagnostic IM a été mené entre mai et août 2019, en s’appuyant sur une synthèse réalisée par CartONG définissant le cadre et les principaux enjeux du diagnostic (identification des parties prenantes, de l’organisation du consortium vis-à-vis de la gestion de l’information, des contraintes, des forces et faiblesses des pratiques actuelles). Ce dernier a ensuite été complété par une collecte d’informations plus approfondie auprès des parties prenantes. La méthodologie de collecte a été développée par CartONG qui a ensuite appuyé à distance l’équipe SERA (Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage ou MEAL en anglais) du projet dans la collecte des données nécessaires au diagnostic au niveau régional et dans 3 des 4 pays d’intervention (le Niger n’ayant pas pu être inclus pour des raisons sécuritaires). Ces données ont ensuite pu être revues et analysées de manière conjointe entre CartONG et le consortium en vue de proposer des axes d’amélioration et de structuration de la composante gestion de l’information au sein du projet RESILAC. Le rôle de CartONG sur cette phase du diagnostic étant d’aider les parties prenantes à prioriser et à construire un plan d’action adapté au contexte et à leurs besoins.
Suite au diagnostic, il a été conjointement décidé de prioriser le travail d’amélioration de la composante IM au niveau organisationnel (processus, documentation, etc.) afin de donner un cadre aux activités opérationnelles réalisées par la suite dans le cadre du projet. Ainsi, en vue de favoriser un partage et une agrégation efficace et centralisée des données, les recommandations suivantes ont été formulées :
- Concevoir un cadre IM minimal à l’échelle du consortium,
- Clarifier les rôles et responsabilités pour la gestion des données à l’échelle du consortium,
- Développer une culture de la donnée, via des sessions de sensibilisation auprès des équipes opérationnelles.
D’un point de vue plus opérationnel, il a été recommandé de concentrer les efforts sur des éléments permettant d’éviter la duplication ou la perte de données et facilitant le pilotage du projet, à savoir :
- Le développement de bases de données partagées au niveau des individus bénéficiaires directs, pour initier une approche centralisée,
- La réalisation d’une consolidation visuelle des principales données sous la forme d’un tableau de bord,
- L’introduction d’outils très simples permettant une première visualisation cartographique pour favoriser les débuts d’une approche territoriale.
Premier bilan des réalisations mises en œuvre entre fin 2019 et fin 2020*
*Il est à noter que cet appui s’est entièrement à distance, en raison de l’insécurité dans la zone puis du contexte Covid-19
Dans le cadre de ce projet, CartONG s’est véritablement engagée à fournir un accompagnement méthodologique de longue durée aux membres du consortium, via trois axes principaux : i) orienter le plan d’action, ii) développer les compétences de ses interlocuteurs et iii) fournir un appui technique ponctuel pour faciliter la mise en oeuvre directe du projet lorsque notre organisation était sollicitée par les membres du consortium RESILAC.
En dehors de l’appui stratégique et de la réalisation d’un plan d’action, découlant directement du diagnostic IM, CartONG a pu guider les membres du consortium sur certains aspects stratégiques et méthodologiques, tels que la vérification du niveau d’application des lois de protection des données, ou bien encore, la revue des processus de fonctionnement (rôle, accès, etc.) de l’outil drive utilisé pour le partage de fichiers. Cet accompagnement a pris la forme de recommandations et lignes directrices écrites, laissant le soin aux membres du consortium de mener les actions de changement.
En parallèle, CartONG a également appuyé les membres du consortium sur la mise en place d’un dispositif de centralisation et remontée des données nationales à travers un système de base de données permettant d’apprécier l’ensemble des services fournis à chaque bénéficiaire. Cet appui s’est traduit par la conception de bases de données uniques nationales, la création de procédures et processus pour leur gestion et la formation à distance des équipes SERA à leur utilisation.
CartONG a également conçu pour le projet un tableau de bord régional en se basant sur l’outil de visualisation des données PowerBI. Ce tableau de bord est basé sur un fichier de reporting préexistant et permet aux ONG et aux bailleurs de visualiser les réalisations du projet. A noter que le tableau de bord du projet RESILAC est accessible au public et les données visualisées s’actualisent automatiquement de façon hebdomadaire.
Enfin, en 2020 CartONG avait prévu de conduire des activités de formation à la culture des données (ou data literacy en anglais), auprès des points focaux SERA et des coordinateurs régionaux et nationaux du consortium. Cette formation, prévue en présentiel, n’a pas pu se tenir en raison de la pandémie du Covid-19. Elle sera adaptée pour correspondre au contexte actuel et est désormais planifiée en 2021.
Quelles suites pour le projet en 2021?
En 2021, CartONG prévoit de continuer d’apporter un support méthodologique et technique flexible aux membres du consortium et adapté aux besoins du projet RESILAC, en lien étroit avec les interlocuteurs sur place.
En complément des renforcements déjà menées, et dans une cohérence séquentielle d’accompagnement, les actions prévues pour cette année comprendront, entre autres, une formation afin d’améliorer la culture des données ou data literacy au sein du projet, un appui à l’analyse et à la visualisation des données du projet et une formation sur la réalisation de cartes à partir des données collectées dans le cadre du projet. En fonction de l’évolution de la crise sanitaire, ces deux dernières actions devraient se réaliser en présentiel, à l’occasion de l’atelier régional préparatoire à la revue mi-parcours du projet qui se tiendra entre juin et juillet 2021.
En parallèle, CartONG et le projet régional RESILAC envisagent de conduire de manière conjointe : i) une mise à jour du tableau de bord de suivi du projet pour y inclure des indicateurs de résultats et d’impact et ii) la poursuite des efforts de centralisation des bases de données, via la réalisation d’analyses et de visualisations croisées des données.
Par ailleurs, la complexité du projet RESILAC et les difficultés auxquelles est confronté CartONG pour fournir cet accompagnement à distance, représentent une opportunité unique d’apprentissage pour le secteur de l’aide humanitaire. Dans ce fait, le deuxième trimestre de l’année 2021 sera dédié à capitaliser sur cette expérience, afin d’en tirer des leçons utiles pour l’ensemble des acteurs du secteur de l’aide.
