Un nouveau dispositif de suivi & évaluation pour Sidaction

Jusqu’alors, le suivi & évaluation de Sidaction reposait sur une construction davantage « organique », développée au fur et à mesure de l’émergence des besoins et non selon une approche systémique. Il était donc important pour l’association de consolider son approche en repartant du besoin initial – un besoin assez complexe en soi !

Sidaction est un acteur majeur de la lutte contre le VIH/sida en France et à l’international et organise des campagnes d’appel à la générosité publique destinées notamment au développement de projets de recherche scientifique, d’information, de prévention, d’accompagnement, d’amélioration de la qualité de vie des personnes touchées par l’infection au VIH ainsi que des formations réservées aux pays en développement.

Son double positionnement à la fois comme bailleur de fond en France et à l’international, et comme opérateur direct via ses activités de plaidoyer, d’accompagnement et de renforcement de capacité nécessitait la mise en place d’un système de suivi & évaluation « hybride » répondant à trois besoins complémentaires.

Le dispositif devait tout d’abord permettre de générer des informations qualitatives et globales (activités, impact, etc.) et de les rendre plus facilement utilisables par l’ensemble des unités de Sidaction (Programme, Plaidoyer, etc.) afin de mieux piloter les activités au quotidien. Il était ensuite nécessaire que le dispositif permette d’informer sur la mise en œuvre de la stratégie de l’organisation et, enfin, que ce dernier serve à valoriser les réalisations internes, comme celles des partenaires que Sidaction finance et soutient.

Le nouveau dispositif comporte donc au final six grands volets travaillés en concertation avec Sidaction et qui suivent les lignes tracées par les différents types d’activités que l’association met en œuvre :  

• Le suivi des activités que Sidaction finance (projet et recherche),
• Le suivi des partenaires que Sidaction soutien (associations et chercheurs),   
• Le suivi des activités que Sidaction mène directement (plaidoyer, renforcement de capacité), 
• L’évaluation et la capitalisation portant sur leurs activités et celles de leurs partenaires, 
• Le suivi de la stratégie de l’organisation, 
• La valorisation vers le grand public des actions menées et soutenues.

Plusieurs étapes clés

Afin de déployer un dispositif répondant entièrement au cahier des charges, CartONG et le Groupe URD ont procédé par étapes. Nous avons ainsi débuté par la réalisation d’un diagnostic et identifié une dizaine de chantiers prioritaires sur lesquels avancer ensemble. À cette étape, le rôle de CartONG a été décisif pour remettre à plat les mécanismes de gestion d’information, en réalisant une cartographie des flux d’information. Cette cartographie renseigne sur les modalités de collecte et de partage de données et d’information utiles au Suivi & Evaluation à l’échelle de l’organisation. 

Elle a également permis d’identifier les doublons et points de blocage existants en vue d’améliorer les pratiques existantes. Dans le cadre de l’accompagnement réalisé, cette cartographie a été mise à jour pour capturer les changements issus du travail effectué.

Au tout début de cet accompagnement, le groupe URD et CartONG ont également mené deux sessions de formation à distance pour l’ensemble du personnel de l’association sur des notions clés du Suivi & Evaluation et de la gestion d’information. Cela a permis une meilleure compréhension des enjeux et communication tout au long du projet.

La suite de l’accompagnement a consisté à développer le document de cadrage du suivi & évaluation de Sidaction (détaillant les rôles, processus et outils du dispositif) et à mettre en œuvre les chantiers identifiés lors du diagnostic.

Au cours du travail sur les divers chantiers, CartONG a contribué à la mise en place de processus et outils pour collecter et partager de l’information au sein de l’organisation sur plusieurs aspects du dispositif : 

• Le suivi quotidien des partenaires soutenus et le suivi des missions, 
• Le suivi d’indicateurs clés sur les thématiques phares de l’organisation,
• La planification et le suivi des activités menées par Sidaction et financé par des bailleurs, 
• La mise en cohérence des chantiers et des nouveaux processus et outils grâce à la réalisation d’une nouvelle cartographie des flux du suivi & Evaluation à Sidaction.

Notre soutien sur ce type de projet se place dans la droite ligne de la vision stratégique de CartONG pour la période 2022-2024. Cette initiative permet de développer notre activité de diagnostic et d’accompagnement d’Organisations de la Société Civile sur les dimensions de gestion d’information utile au suivi & évaluation des activités et projets.

Le lancement – tout début juin – et la mise en œuvre de ces nouveaux processus ont été assurés par la mise en place d’un comité de pilotage du suivi & évaluation au sein de Sidaction et la confection d’un plan d’action à court, moyen et long terme associé.

CartONG et le Groupe URD continuent désormais d’assurer un suivi du déploiement du dispositif de Suivi & Evaluation. Une réunion d’étape, 6 mois après le lancement de ce nouveau dispositif, est prévu en janvier 2023, pour penser ensemble les ajustements nécessaires.