Responsable Administratif·ve et Financier·ère (Rpl congé mat – CDD du 01/07/26 au 31/01/27)

En tant que Responsable Administratif·ve & Financier·ère, vous êtes le·la comptable unique (fournisseurs/clients) de l’association, et jouez un rôle essentiel dans la consolidation de la stratégie administrative et financière de l’association et dans sa mise en œuvre opérationnelle.
Rattaché·e à la Direction Générale, vous managerez une personne, chargée admin Log.
 
Vos principales responsabilités seront les suivantes :

• En collaboration avec les organes décisionnels, concevoir, proposer, et après validation, piloter la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie financière globale de l’organisation : budget prévisionnel, suivi des objectifs globaux, trésorerie, procédures, présentation aux instances internes (bureau et Assemblée générale, en lien avec le trésorier).
• Dans son champ de compétences, assurer la veille juridique et fiscale et participer aux espaces d’échanges entre organisations sur ces thématiques.
• Tenir la comptabilité et les outils de suivi financiers mensuels (tableaux de bord).
• Assurer le contrôle des procédures administratives : décaissements/notes de frais, comptabilité mensuelle générale & projets, feuilles de temps.
• Piloter les comptes en banque et être l’interlocuteur·trice principal·e des organismes bancaires.
• En relation étroite avec la co-Direction Générale, gérer les sujets liés à la fiscalité et aux déclarations fiscales, avec le support de l’expert-comptable externe.
• Assurer la mise en œuvre comptable (assurer les paiements, suivre les règlements et les encaissements) et suivre au quotidien les flux de trésorerie, analyser les écarts eu égard aux prévisions, mettre à jour les prévisionnels de trésorerie.
• Conduire des missions ponctuelles d’analyse des coûts et d’audit interne.
• Amorcer la clôture annuelle des comptes de l’association avec l’expert-comptable et le CAC.
• Superviser l’archivage (papier et informatique) de toute la comptabilité et de tout document utile.
• Participer aux réunions mensuelles de pilotage en présentant ses indicateurs de suivi financier et en étant force de proposition.

• Assister les responsables de projets dans la construction des budgets pour les demandes de financement ;
• Constituer la partie administrative des dossiers des appels d’offre/appels à proposition.
• Validation des contrats de prestation de service et de subvention avant soumission à signature de la direction.
• Superviser le suivi budgétaire des projets en lien avec les responsables de projet : suivis budgétaires mensuels, facturation, en lien avec le·la responsable programmes.
• S’assurer de l’éligibilité des dépenses pour les projets bailleurs.
• Réaliser les rapports financiers bailleurs et globaux des projets.
• Assurer la formation interne sur le modèle économique et le suivi budgétaire des projets.

En lien avec la chargée Administration et Logistique,

• Superviser la logistique siège.
• Superviser l’organisation des évènements (logistique déplacements).
• Superviser la gestion et le suivi des fournisseurs (achats, assurances, etc.).

• Piloter les audits généraux de l’association et les audits des projets et assurer le suivi des recommandations émises suite à ces audits.
• Rédiger et/ou compléter, amender les politiques internes si nécessaire du fait d’une due diligence ou d’un audit.

• Assurer l’encadrement et le mentorat de la personnes qui lui est rattachée.
• Suivre les objectifs fixés, suivre les progrès et les performances, et fournir du feedback régulièrement sur ceux-ci.
• Veiller à l’application des politiques internes.
• Veiller à ce que l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle soit assuré.
• Évaluer la charge de travail de la personne et s’assurer qu’elle reste raisonnable.
• Réguler les tensions pouvant survenir.
• Gérer l’organisation et la validation des congés.

• En l’absence de la Responsable des Ressources Humaines, assurer la paie du personnel de CartONG (transmission des éléments variables au prestataire, vérification des bulletins).

• Participer aux activités soutenant la mission associative de CartONG lorsque possible et pertinent tels que les get-togethers, green days, formations internes. Soutenir les projets des bénévoles et les projets concernant la structure en général.